Gestion des données : comment désencombrer le bureau

Le désencombrement est l’un des moyens les plus simples de réduire le risque de violation de données et de protéger la réputation d’une entreprise. Un processus complet de gestion des données améliorera le flux de travail et l’efficacité globale d’un lieu de travail. Mais le désencombrement est également essentiel pour aider à protéger les informations confidentielles contre les fraudes internes et externes ainsi que les failles de sécurité causées par l’erreur humaine. Les fichiers laissés sur les bureaux et dans les espaces communs tels que les stations d’impression, ainsi que les anciennes données sur les disques durs, sont exactement ce que les voleurs d’informations recherchent. En plus des coûts financiers élevés, une violation de données peut entraîner des problèmes juridiques liés à la conformité et potentiellement nuire à la réputation d’une entreprise.

Aidez à protéger votre lieu de travail grâce à ces conseils simples de désencombrement : 

Désencombrement des espaces de travail

• Retirez les objets qui encombrent le dessus des bureaux, à l’exception de ceux utilisés quotidiennement, tels que les téléphones, les ordinateurs, les moniteurs et les fournitures essentielles. Les éléments qui doivent être retirés comprennent les notes autocollantes qui contiennent des informations confidentielles comme les mots de passe.
• Passez en revue tous les documents. Placez les projets en cours dans des fichiers étiquetés et verrouillés dans un classeur de bureau. Rangez toutes les autres informations confidentielles dans des classeurs verrouillés plus grands au bureau.
• Périodiquement, passez en revue les documents dans des classeurs et, si un document n’est plus nécessaire à des fins commerciales et/ou de conformité conformément à votre politique de conservation des documents, placez-le dans une console sécurisée pour le déchiquetage.
• Les tiroirs du bureau se remplissent souvent de fournitures de bureau, de cartes de visite, de papiers désorganisés, de cordons et d’ordures. Retirez tout ce qui se trouve dans les tiroirs et créez une pile « en cours d’utilisation » et une pile « non utilisée ». Remettez les articles « en cours d’utilisation » dans le tiroir. Jetez, recyclez ou détruisez en toute sécurité d’autres articles.
• Numérisez les documents papier dans la mesure du possible. Selon les politiques de sécurité, les données numérisées peuvent être consultées depuis l’extérieur du bureau (ce qui signifie que les documents papier ne sont pas retirés du bureau, où le risque de perte ou de vol augmente).
• Les entreprises mettent fréquemment à niveau leur technologie, mais beaucoup d’entre elles ne parviennent pas à se débarrasser en toute sécurité de leur ancien équipement informatique et de leurs disques durs, ce qui peut mettre en danger les informations sensibles. L’une des méthodes les plus efficaces pour se débarrasser des vieux disques durs consiste à les faire détruire physiquement à l’aide d’un service professionnel de destruction des disques durs et des supports. 

Nettoyer l’information numérique

• Les vérifications programmées de l’information numérique sont une étape importante pour assurer la sécurité de vos fichiers électroniques et de vos bases de données. Par exemple, classez tous les courriels à l’aide d’un système de classement simple : répondre, attendre, archiver. Supprimez les fichiers dont vous n’avez plus besoin et/ou stockez-les pour un meilleur accès.

• Protégez les périphériques de stockage tels que les CD, les DVD ou les clés USB contenant des informations restreintes ou sensibles. Il devrait y avoir un tiroir ou une armoire verrouillable pour ranger les appareils contenant des informations confidentielles. Gardez-les hors de vue et/ou enfermez-les dans un tiroir à la fin de chaque journée. Détruisez physiquement les appareils lorsqu’ils deviennent obsolètes pour vous assurer que l’information n’est plus accessible. 

Au bureau et à l’extérieur

• Évitez le désordre des espaces de bureau en mettant en œuvre et en appliquant des politiques de protection des données faciles à suivre, telles qu’une politique de bureau propre, qui permet de s’assurer que les documents physiques sont déchiquetés ou verrouillés et que tous les appareils informatiques sont protégés lorsqu’un employé quitte un espace de travail. Cela permet de faire du désencombrement un processus continu.
• Même lorsqu’ils quittent le bureau ou la zone de travail pendant une courte période, les employés doivent s’assurer que les informations confidentielles ne sont pas visibles et les écrans d’ordinateur devraient être verrouillés. 
• Les travailleurs absents du bureau doivent consulter les données sensibles dans des zones privées lorsqu’ils travaillent à l’extérieur du bureau. S’il n’y a pas d’espace privé disponible, les travailleurs devraient envisager d’utiliser un filtre de confidentialité pour ordinateur portable, qui bloque les écrans d’ordinateur des spectateurs. 
• Les appareils mobiles et autres appareils électroniques ne doivent jamais être laissés sans surveillance au bureau ou dans un véhicule et tous les appareils doivent être protégés.  

Élimination sécurisée des documents

• Établissez une politique de conservation des documents afin que les données confidentielles soient signalées avec des dates de destruction.
• Un plan de désencombrement du bureau devrait inclure une politique de déchiquetage qui encourage la destruction régulière de tous les documents. Cette politique encourage les employés à déterminer s’il y a des exigences pour conserver le document (conformément à la politique interne) et, si ce n’est pas le cas, à s’en débarrasser immédiatement et en toute sécurité.
• Les documents ne doivent jamais être jetés dans des bacs de recyclage ou des poubelles non sécurisés. Au lieu de cela, associez-vous à un fournisseur professionnel de services de destruction de documents.

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