Qu’est-ce qu’un document confidentiel et comment s’en débarrasser correctement

Les entreprises collectent, stockent et utilisent chaque jour les données privées de leurs clients. Ces données sont essentielles à la conduite des affaires et à la fourniture d’un service de qualité. Bien que ces informations soient obligatoires, les gens ne souhaitent pas toujours partager leurs informations personnelles. Selon une enquête Ping Identity de 2024, la confiance des consommateurs diminue dans les organisations. Le sondage a révélé qu’avec autant de renseignements personnels identifiables disponibles en ligne, il n’est pas surprenant que 87 % des consommateurs interrogés se sentent très ou plutôt préoccupés par le vol d’identité ou la fraude. Il n’est donc pas surprenant que 85 % des consommateurs n’aiment pas divulguer trop de renseignements personnels aux entreprises avec lesquelles ils travaillent. Par conséquent, des mesures proactives doivent être prises pour empêcher ces données de tomber entre de mauvaises mains. Selon le secteur d’activité, par exemple les soins de santé, vous pouvez avoir l’obligation légale de protéger les données confidentielles. La destruction sécurisée de documents et de disques durs est un élément important de la sécurité des informations privées, mais vous devez d’abord savoir ce qui constitue un déchet confidentiel.

Qu’est-ce qu’un document confidentiel ?

Les documents confidentiels désignent tout document ou matériel contenant des informations sensibles qui doivent être détruites en toute sécurité pour empêcher tout accès non autorisé. Ces documents peuvent inclure des données personnelles, des dossiers financiers, des documents juridiques et des produits exclusifs. La destruction sécurisée de documents confidentiels est une étape cruciale dans la prévention du vol d’identité, de l’espionnage industriel et des violations de données.

Quelques exemples de documents confidentiels

Les documents confidentiels peuvent inclure une variété de documents contenant des informations sensibles nécessitant une élimination sécurisée. En voici quelques exemples :

1. Données personnelles

Documents contenant des données personnelles telles que les noms, adresses, numéros de téléphone et numéros d’assurance. Cela comprend les dossiers médicaux, les dossiers des employés et les formulaires de demande.

2. Registres financiers

Relevés bancaires, informations de carte de crédit, déclarations de revenus et rapports financiers. Ces documents contiennent des détails financiers sensibles qui doivent être conservés en toute sécurité.

3. Documents juridiques

Contrats, documents de litige et correspondance juridique. Ces documents contiennent souvent des informations privilégiées qui nécessitent une stricte confidentialité.

4. Renseignements et produits commerciaux

Plans d’affaires exclusifs, rapports internes et listes de clients, ainsi que de vieux uniformes, badges d’identification et articles promotionnels. Il est essentiel d’assurer l’élimination sécuritaire de ces articles pour protéger les intérêts commerciaux et l’avantage concurrentiel.

5. Médias numériques

Destruction de disques durs, de supports et de CD* contenant des informations confidentielles. La destruction sécurisée de ces éléments est aussi importante que celle des documents papier pour aider à prévenir les violations de données.

Les documents confidentiels peuvent-ils être jetés dans des bacs non sécurisés ?

Vous ne devez pas mettre les déchets confidentiels dans la poubelle ou le bac de recyclage. Le fait de jeter des documents dans des corbeilles non sécurisées peut potentiellement mettre en péril les informations, car n’importe qui peut les retirer sans que personne ne regarde, ce qui peut entraîner un vol d’identité ou des violations de données. 

Utilisez plutôt des services de déchiquetage sécurisés pour vous assurer que les documents confidentiels sont détruits correctement. Shred-it^® utilise des consoles verrouillées et des processus certifiés NAID qui aident à protéger les entreprises contre les acteurs malveillants qui peuvent recourir à la fouille des poubelles pour accéder à l’information. Les services de destruction sécurisée de documents de Shred-it^® garantissent la conformité aux réglementations en matière de protection des données ainsi que le recyclage ultime des informations confidentielles.

Pourquoi est-il important de gérer la destruction des documents confidentiels en toute sécurité ?

1. Prévenir le vol d’identité

La destruction et l’élimination sécurisées empêchent les renseignements personnels d’être utilisés à des fins de vol d’identité et de fraude. Cela inclut la protection des données sensibles telles que les coordonnées bancaires, les adresses et d’autres identifiants personnels qui pourraient être exploités.

2. Assurer la conformité réglementaire

Conformément au RGPD et à d’autres réglementations, la destruction appropriée de ces documents peut atténuer ou éviter les sanctions légales et garantir la protection des données. La conformité témoigne également d’un engagement à respecter les normes de protection de la vie privée et les droits des personnes.

3. Évitez l’espionnage d’entreprise

Protège les secrets d’affaires et les informations exclusives contre les concurrents. La destruction sécurisée des documents confidentiels permet d’éviter que des informations précieuses de l’entreprise, telles que des stratégies sensibles, des listes de clients et la propriété intellectuelle, ne tombent entre de mauvaises mains.

4. Maintenir la confiance

Le traitement responsable des informations sensibles renforce la confiance des clients et des parties prenantes. En s’assurant que les données privées sont traitées en toute sécurité, les organisations renforcent leur réputation de fiabilité et de professionnalisme.

5. Soutenir la responsabilité environnementale

Le déchiquetage sécurisé, qui permet de recycler tous les documents papier, Soutient une économie circulaire. Il réduit également l’empreinte carbone associée à l’élimination inappropriée des déchets, contribuant ainsi à des objectifs plus larges de durabilité environnementale.

Comment détruire en toute sécurité des documents confidentiels

La destruction et l’élimination ou le recyclage appropriés des documents confidentiels sont essentiels pour garantir la protection des données et le respect des réglementations. Shred-it^® offre une large gamme de services de destruction de données fiables qui sont conçus pour répondre au mieux à vos besoins :

• Déchiquetage unique : Shred-it^® effectuera une collecte unique de documents.
• Déchiquetage régulier : Des conteneurs verrouillables sont fournis en plus des collectes régulières.
• Déchiquetage par dépôt : Les particuliers et les entreprises peuvent déposer des documents dans un bureau local de Shred-it^® .
• Services de déchiquetage mobile : Shred-it^® effectue le déchiquetage de documents sur place.*
• Services de déchiquetage spécialisés* : Shred-it^® détruit en toute sécurité les articles non papier tels que les catalogues de prix, les supports, les dossiers médicaux, les examens, les pièces d’identité expirées, les anciens uniformes, etc.
• Destruction du disque dur* : Les données peuvent être récupérées à partir d’appareils, même si elles ont été supprimées manuellement. Shred-it^® offre une technologie de pointe pour supprimer définitivement les données du disque dur en détruisant physiquement l’appareil.

Shred-it^® fournit des services de déchiquetage sécurisés pour s’assurer que les documents confidentiels sont détruits conformément aux réglementations sur la protection des données et aux normes de l’industrie.

^{*Contactez Shred-it pour connaître la® disponibilité du service.}

^{**Cet article est fourni à titre d’information générale uniquement et ne doit pas être interprété comme un avis juridique sur des faits ou des circonstances spécifiques.}