Politique de conservation des documents : sept raisons pour lesquelles chaque lieu de travail devrait en avoir une

Toutes les entreprises doivent gérer des dossiers, mais le coût et la difficulté de stockage des documents peuvent finir par ne plus être utiles. Même si vous n’en avez peut-être plus l’utilité, il est essentiel de savoir quels sont les documents confidentiels à conserver et ceux à détruire pour garantir la conformité et la protection des données privées.

Qu’est-ce qu’un dossier d’entreprise ?

Votre politique de conservation des documents doit être adaptée à votre entreprise. La politique devrait inclure une définition de ce qui est considéré comme un « document d’entreprise » et le différencier des documents qui n’ont pas d’exigences de conservation. 

Politique de conservation des documents

Une politique de conservation des documents identifie les renseignements confidentiels et les classe en fonction de la façon dont les documents et autres documents sont stockés (électroniquement ou sur papier) et de l’endroit où ils sont stockés (électroniquement ou sur papier) et de la période de conservation requise en fonction des exigences fédérales, provinciales et d’autres réglementations.

Vous trouverez ci-dessous sept raisons pour lesquelles chaque lieu de travail devrait avoir une politique de conservation des documents :

1. Conformité: Le non-respect des lois provinciales et fédérales sur la protection de la vie privée et la destruction des dossiers avant la fin d’une période de conservation obligatoire peuvent entraîner des pénalités. Vous pourriez également avoir besoin de dossiers pour vous défendre contre des réclamations. Faites appel à votre service juridique ou à vos conseillers et à des tiers de confiance pour vous assurer que les politiques de l’entreprise sont conformes aux réglementations applicables.
2. Efficacité : Certaines organisations stockent et détruisent encore des documents au hasard. Mais la sauvegarde des enregistrements pendant trop longtemps ou la destruction des enregistrements trop tôt peut également être problématique. Une politique de conservation des documents, dans le cadre d’un processus complet de gestion des documents, détaillera comment organiser les documents pour le stockage, la récupération et la tenue des dossiers. Cette politique rendra la localisation et la récupération des documents plus efficaces. De plus, il signalera la fin de la période de conservation et indiquera comment détruire correctement chaque document.
3. Culture de la sécurité : Une politique complète de conservation des documents comprend des mesures visant à assurer la sécurité des documents, qu’ils soient conservés sur papier ou sous forme numérique. L’intégration de ces règlements afin qu’ils fassent partie de la formation des employés et d’un processus normalisé en milieu de travail contribuera à renforcer une culture de sécurité dans l’ensemble de l’organisation.
4. Contrôle d’accès: Plusieurs lois contiennent des dispositions spécifiques concernant qui peut accéder à l’information et comment elle peut être utilisée. Certains renseignements ne devraient être disponibles qu’en cas de besoin.
5. Désencombrement : Trop d’encombrement sur le lieu de travail peut augmenter le stress des employés et réduire la productivité. En effet, une politique de conservation des données autorise la suppression du contenu numérique et l’élimination des documents papier, le cas échéant. Avec les dossiers électroniques, de nombreuses entreprises choisissent d’acheter de l’espace de stockage supplémentaire au lieu de supprimer les fichiers inutiles. Bien que la suppression de fichiers numériques aide à nettoyer les disques durs, les mauvais acteurs peuvent toujours restaurer et obtenir des données supprimées à l’aide d’un logiciel spécial. Lorsque les disques durs sont obsolètes ou en panne, ils doivent être physiquement détruits pour garantir la suppression de toutes les données.
6. Destruction des dossiers : Tous les documents contenant des renseignements confidentiels, personnels ou financiers doivent être déchiquetés en toute sécurité lorsqu’ils ne sont plus nécessaires ou à la fin de la période de conservation. L’utilisation d’un service de destruction de documents digne de confiance, comme Shred-it^®, fournira un certificat de preuve de service après chaque ramassage de matériel pour confirmer que vos documents ont été collectés pour une destruction sécurisée. Un service professionnel de destruction de documents fournira des consoles inviolables pour les documents papier qui ne sont plus nécessaires et un service programmé pour le déchiquetage sécurisé par du personnel formé à la sécurité. Des services de destruction de disques durs et de supports électroniques devraient également être fournis.
7. Économies de coûts : Il y a des coûts liés à la tenue de dossiers inutiles. Les employés perdent du temps et de l’argent à chercher des documents, et il y a des coûts de stockage pour les bureaux, les classeurs, les disques durs et le stockage en nuage. Il pourrait également y avoir des amendes, des pénalités et d’autres frais juridiques en cas de non-respect des exigences applicables en matière de conservation ou de destruction des documents.   

Élaboration d’une politique de conservation des documents

Voici quelques conseils à prendre en compte lors de l’élaboration d’une politique de conservation des documents pour assurer la sécurité de vos informations.

• Vérifications de l’information : Utilisez les vérifications pour identifier les types de documents gérés par l’entreprise et utilisez ces informations pour créer un inventaire qui est mis à jour régulièrement.
• Récupération facile : Indexez tous les documents pour les retrouver facilement. Conservez-le dans un endroit sécurisé et verrouillé ou dans un fichier numérique protégé. Contrôlez l’accès afin que seuls les employés qui ont besoin de l’information pour effectuer leur travail puissent le faire. Le stockage d’informations inutiles augmente le risque de faille de sécurité, prend de la place et coûte de l’argent.Combien de temps conserver les documents : La conservation des données comporte deux parties : la durée pendant laquelle les documents seront utiles à l’entreprise et la durée pendant laquelle ils doivent être conservés en fonction des exigences du gouvernement et de l’industrie. 
• N’oubliez pas les courriels : Les dossiers sont des dossiers papier, des documents numériques et de la correspondance, y compris des courriels. Si les courriels ne font pas partie d’une utilisation commerciale ou légale importante ou ne sont pas soumis à la conformité réglementaire, supprimez-les dans les délais appropriés.
• Amendes – Quoi qu’il en soit : Bien qu’il soit légal de conserver certains documents, si vous conservez un dossier trop longtemps, vous pourriez également vous exposer à des risques de litige et à des amendes. Comme la plupart des lois sur la protection de la vie privée, la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) exige que les dossiers soient éliminés en toute sécurité à la fin de la période de conservation officielle.

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