Désencombrer votre espace de travail

Alors que s’amorce une nouvelle année, vous devriez repartir à zéro en commençant par désencombrer votre espace de travail. Saviez-vous que les bureaux désordonnés et les espaces de travail encombrés sont les éléments les plus souvent en cause lorsque des renseignements confidentiels sont exposés? Dans un tel environnement, il devient facile pour un fraudeur de circuler et de voler vos données; c'est vous qui ramasserez par la suite les dégâts. 

Voici quatre conseils que nous vous invitons à suivre pour désencombrer votre espace de travail et prévenir un bris de la sécurité des données.

Organisez votre bureau.
Les feuillets adhésifs (Post-it), les présentations PowerPoint, les contrats et les comptes rendus de réunions contiennent tous des renseignements confidentiels. Ne laissez pas de tels documents sur votre bureau. Déterminez l’importance de ces documents pour votre travail en les classant en trois catégories : « inutiles », « utilisés à l’occasion » et « utilisés couramment »; ensuite, débarrassez-vous de façon sécuritaire des documents « inutiles » et classez soigneusement les autres documents.

Numérisez vos dossiers et faites des copies de sauvegarde sur une base régulière.
Les dossiers pourront ainsi être organisés et partagés plus facilement au besoin. Vous devriez chiffrer ces documents pour que les fraudeurs ne soient pas en mesure de consulter l’information s’y trouvant si jamais ils mettaient la main sur vos documents. Vous devriez également faire des copies de sauvegarde; vous éviterez ainsi de perdre de l’information, et celle-ci sera disponible au besoin.

Appliquez la règle qui stipule que, si l’on acquiert un nouvel objet, il faut se débarrasser d’un objet que l’on possède déjà.
Tentez de vous débarrasser de vieilles possessions chaque fois que vous faites de nouvelles acquisitions. Par exemple, si vous recevez un nouveau disque dur, jetez immédiatement votre vieux disque dur de façon sécuritaire. Vous éviterez ainsi d’accumuler des biens et contribuerez à garder votre espace de travail en ordre.

Adoptez une Politique de « bureau rangé ».
En vertu de cette Politique, tout employé doit s'assurer que son bureau est bien rangé avant chaque absence prolongée; ainsi, rien n’est laissé à la vue d’un éventuel fraudeur qui rôderait dans les parages.

Ces conseils tout simples vous aideront à prévenir les bris de la sécurité des données qui pourraient survenir au cours de la nouvelle année. C’est aussi simple que ça!